Nossa experiência nos mostrou que as empresas frequentemente decidem automatizar o processo de previsão de caixa quando se torna evidente que seus métodos existentes não conseguem mais atender aos seus objetivos.

Esta não é uma decisão tomada levianamente e, quando a maioria das empresas começa a procurar por um(a) adequado(a) software de previsão de caixa, elas já identificaram resultados específicos que desejam alcançar ao automatizar alguns, se não todos, os aspectos do seu processo de previsão.

Do ponto de vista da previsão básica, a automação reduz riscos e erros, ao mesmo tempo que aumenta a precisão e a eficiência, mas uma definição mais específica dos benefícios é geralmente necessária para apoiar o caso de negócio para a adoção de uma nova solução de software.

A Ripple Treasury, com tecnologia GTreasury, tem ajudado a automatizar os processos de previsão de empresas globalmente, portanto, sabemos a extensão total do que pode ser alcançado ao optar por usar uma ferramenta especializada de previsão de fluxo de caixa para a automação deste componente vital da gestão de caixa.

Na nossa experiência, no entanto, há quatro áreas específicas que temos observado consistentemente apoiando o caso de negócio para a previsão de fluxo de caixa automatizada usando software.

1. Redução dos Níveis de Dívida e Custos de Juros

Empresas com presença global geralmente têm múltiplos parceiros bancários, contas bancárias e unidades de negócio, portanto, obter visibilidade sobre as posições de caixa consolidadas, reais e previstas, é uma tarefa muitas vezes onerosa. Isso, por sua vez, torna muito difícil identificar áreas da empresa onde possa haver excesso de caixa que possa ser usado para reduzir empréstimos externos.

A previsão automatizada facilita a rápida coleta, consolidação, modelagem e análise de dados de previsão de caixa, permitindo que uma visão confiável do futuro seja rapidamente estabelecida, colocando assim as equipes de tesouraria e finanças em posição de realocar com segurança qualquer liquidez disponível atual ou futura para reduzir dívidas pendentes ou juros.

2. Identificação de Problemas Antes que Surjam

Não é exagero dizer que, neste atual clima econômico, a importância de uma gestão eficaz de risco de liquidez nunca foi tão evidente. A previsão de caixa é uma ferramenta chave neste processo, pois fornece a visão do futuro necessária para detectar possíveis déficits de liquidez.

Uma robusta automatizada Fluxo de caixa de 13 semanas previsão, por exemplo, proporcionará visibilidade total sobre os níveis de caixa de todo o grupo até, pelo menos, o final do trimestre seguinte. Com acesso instantâneo aos dados mais atuais disponíveis, bem como visibilidade em tempo real sobre todas as posições de caixa de curto a médio prazo, os tesoureiros podem facilmente identificar e abordar quaisquer riscos potenciais de liquidez antes que se tornem problemas reais.

3. Relatórios Robustos para Investidores e Gestão

Uma solução de software totalmente automatizada permite que as empresas gerem automaticamente relatórios de alta qualidade conforme necessário. Além disso, através de painéis de KPI personalizados, um processo automatizado proporcionará visibilidade clara dos valores previstos para o caixa total e a liquidez líquida em prazos definidos.

O nível de flexibilidade de relatórios que a automação permite também é significativo. Por exemplo, todas as informações podem ser analisadas com o toque de um botão, assim, os dados do painel são facilmente agregados em KPIs principais e enviados ao CFO, que consegue detalhar até o nível de item de linha.

Há também a possibilidade de integrar totalmente os processos diários, semanais e mensais de caixa e relatórios de liquidez em uma estrutura coesa. Assim, relatórios sobre indicadores críticos como fluxo de caixa, saldos bancários consolidados e requisitos de financiamento, estão sempre instantaneamente disponíveis para a alta gerência e principais partes interessadas.

4. Apoio a Pool de Caixa e Financiamento de Unidades de Negócio

A previsão de caixa está no centro de uma estratégia eficaz e eficiente de pool de caixa e financiamento de unidades de negócio. Ser capaz de compreender claramente as futuras necessidades de caixa da empresa permite que as equipes de tesouraria e finanças da sede planejem o financiamento dessas necessidades de acordo, fornecendo o caixa diretamente para a empresa ou através de pools de caixa.

Empresas que gerenciam rigorosamente o caixa e a liquidez com o objetivo de garantir que o fluxo de caixa esteja sempre em funcionamento analisarão as necessidades de financiamento do negócio pelo menos semanalmente, se não diariamente. O processo de previsão com essa frequência pode ser demorado e, portanto, a automação do processo pode gerar economias de tempo significativas, ao mesmo tempo em que permite a produção consistente de previsões de alta qualidade.

Tanto o tempo economizado quanto os dados de alta qualidade produzidos podem ser investidos no fornecimento de financiamento para unidades de negócio e pools de caixa da maneira mais eficiente possível. Isso garantirá, em última análise, que o caixa seja utilizado da melhor forma possível e que os custos de financiamento sejam sempre minimizados.

Alcançando os Objetivos de Gestão de Caixa

Em última análise, automatizar o processo de previsão garante que as empresas possam acessar e analisar seus dados de caixa e liquidez com maior velocidade e facilidade.

Isso reduz a carga administrativa e o potencial de erro e, consequentemente, permite que tesoureiros e planejadores financeiros concentrem mais seu tempo nas atividades analíticas de alto valor que são necessárias para uma empresa atingir seus objetivos de gestão de caixa e liquidez.