No ambiente económico atual, ninguém precisa ser lembrado da importância do dinheiro e de um planejamento eficiente da gestão de liquidez. A cultura corporativa agora foca mais intensamente no dinheiro do que nunca. Abra o relatório anual de qualquer grande organização pública e os KPIs relacionados ao dinheiro certamente estarão em destaque nos resumos de desempenho empresarial. Grandes empresas privadas tendem a comparar-se com metas de fluxo de caixa, pois não estão limitadas pelos requisitos de relatórios de mercado, que são tipicamente baseados em contabilidade. Private Equity, como outro exemplo, preocupa-se apenas com o dinheiro.

Fundamental para uma gestão de liquidez eficiente é a previsão de fluxo de caixa. Uma previsão de caixa é uma ferramenta utilizada por profissionais de finanças e tesouraria para obter uma visão das necessidades futuras de caixa em toda a empresa. Nesta publicação, analisamos as principais considerações internas ao configurar uma previsão de fluxo de caixa. De um modo geral, são influenciados por três principais fatores:

• Necessidades de liquidez da empresa;
• Fontes de dados de fluxo de caixa; e
• Capacidades dos sistemas de TI atuais.

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Necessidades de Liquidez da Empresa

Ao iniciar qualquer processo ou implementar uma mudança, é sempre aconselhável começar com o objetivo final em mente. Para um processo de previsão de caixa, isso significa dedicar tempo para analisar e compreender os objetivos de negócio de alto nível e considerar o quão detalhado o processo precisa ser. Os pontos abaixo descrevem os itens a serem considerados:

• O objetivo da previsão é auxiliar no planejamento de curto, médio ou longo prazo?
• Que tipo de relatório o CFO e o CEO exigem? Com que frequência eles precisam de uma posição de previsão? Existem partes interessadas externas, como bancos, envolvidas? Quais são os seus requisitos?
• Qual o nível de detalhe e análise de câmbio (FX) é necessário? Se o objetivo do processo é auxiliar num programa de hedging, é fundamental que os fluxos de caixa nas moedas operacionais da entidade sejam capturados.
• Quantas entidades legais ou subsidiárias devem ser envolvidas no processo para obter o nível de visibilidade necessário? O objetivo deve ser focar nas grandes entidades que englobam 90% dos principais fluxos de caixa ou o processo precisa capturar todos os fluxos de caixa?
• Qual o nível de detalhe é exigido na previsão de caixa, ou seja, são necessárias apenas classificações de alto nível de Contas a Pagar (AP) e Contas a Receber (AR)?
• Com que regularidade a previsão deve ser atualizada? Com que frequência a equipe executiva exige uma visão atualizada da posição de caixa?
• A análise de capital de giro é importante para o processo de relatórios? Se sim, quais itens adicionais não relacionados ao fluxo de caixa precisam alimentar o processo?

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Fontes de Dados

Após a identificação das necessidades de negócio, o próximo passo é determinar de onde os dados necessários serão obtidos. Pode parecer óbvio, mas é um passo crucial para o desenvolvimento de um processo eficaz de previsão de caixa. Por exemplo, se uma empresa precisa de caixa a curto prazo para, digamos, os próximos 10 dias úteis, a maioria dessas informações será obtida de um sistema ERP ou de outra plataforma que gerencie Contas a Pagar (AP) e Contas a Receber (AR). Normalmente, os sistemas ERP contêm dados de previsão de pagamentos confiáveis para 10 a 15 dias e fornecem alguma indicação dos recebimentos esperados. Ao avançar na curva para uma previsão de médio a longo prazo, é altamente improvável que haja dados confiáveis em qualquer sistema, sendo, portanto, necessário interagir diretamente com os controladores de entidade.

Embora os dois exemplos acima representem os dois extremos do ciclo de planejamento, o ponto chave é que os dados necessários para um processo de previsão podem residir em muitos locais diferentes. Em termos de fontes de dados, outros pontos a considerar incluem:

• Para cada tipo de fluxo de caixa (Contas a Pagar, Contas a Receber, Impostos, etc.), onde reside a informação mais atualizada? Uma boa maneira de fazer isso é listar cada fluxo de caixa por tipo (previsto ou real) e mapeá-lo para uma fonte de dados, seja um sistema ou um departamento.
• Se os dados residem num sistema ERP, podem ser facilmente extraídos para contribuir para o processo de previsão? Faz mais sentido acessar os dados de um Data Warehouse?
• Para dados que residem em sistemas, quem é o recurso interno chave que auxiliará com cada sistema?
• O que os controladores de entidade utilizam para gerenciar suas próprias previsões? Isso pode ser facilmente integrado a um modelo central?

Escrevemos mais sobre isso aqui.

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Capacidades dos Sistemas Atuais

Ao analisar a origem dos dados, isso invariavelmente envolve a revisão dos sistemas financeiros atuais já existentes. Portanto, é uma consequência natural considerar a funcionalidade desses sistemas. Ao avaliar os sistemas atuais em vigor, é prudente verificar se são “adequados ao propósito”. Fatores importantes a considerar são:

• Alguma tecnologia interna aborda os requisitos descritos acima?
• Em caso afirmativo, qual seria o custo e o prazo para adaptar/modificar os sistemas existentes para gerenciar o processo?
• Qual a idade da tecnologia atual e está em conformidade com os padrões de segurança atuais?
• Se o sistema atual é um sistema financeiro de back office, ele oferece facilidade de uso adequada para os controladores de entidade?
• Se construirmos ou “acoplarmos” a um sistema existente, como isso afetará o caminho de atualização do software existente?
• A solução proposta ofereceria a flexibilidade para enfrentar os desafios que surgem com as mudanças nos requisitos de negócio e nas condições externas?
• Como os pacotes de software existentes se comparam aos melhores sistemas de previsão da categoria?

Compreender os fatores de negócio ao iniciar um projeto de previsão de caixa é fundamental para garantir não apenas uma implementação bem-sucedida, mas também a construção de um processo sustentável. As considerações internas são o ponto de partida, desde a análise de necessidades, passando por onde a informação está localizada, até as ferramentas que podem ser usadas para ajudar a gerenciar o processo.

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