Como gerente de tesouraria, você sabe que a previsão de caixa manual consome muito tempo e está sujeita a erros.

O processo pode ter funcionado para sua organização no passado. Mas, na economia global acelerada de hoje — e em meio a uma pandemia que já dura dois anos — gerenciar o fluxo de caixa é um desafio. Você precisa de previsões precisas baseadas em dados em tempo real para avaliar riscos e manter sua empresa operante.

É aí que uma solução automatizada de previsão de caixa pode ajudar.

Muitas organizações hesitam em mudar suas ferramentas de previsão por medo de interferir nos sistemas que já estão em vigor. Mas a verdade é que a tecnologia de previsão automatizada veio para ficar — é apenas uma questão de quando as empresas farão a transição.

Abaixo estão quatro sinais claros de que é hora de considerar a automação da previsão de caixa.

1. Você está investindo horas demais na entrada de dados (e pouco tempo em análise e inovação)

A previsão de caixa manual em planilhas do Excel é, no mínimo, demorada. Quando você termina de reunir, organizar e verificar os dados em busca de erros humanos, não sobra tempo suficiente para a parte mais importante: análise.

Imagine o seguinte cenário: Sarah é uma tesoureira responsável por criar manualmente previsões semanais para várias entidades. Cada escritório envia os dados necessários na segunda-feira, e Sarah leva até a tarde de quinta-feira para montar e revisar a previsão final. Isso deixa apenas um dia útil para ela analisar os dados e avaliar a liquidez atual da organização.

No entanto, uma ferramenta automatizada extrai dados diretamente do seu ERP, TMS e outras fontes financeiras para um painel centralizado. Ela também atualiza as previsões com o clique de um botão, o que significa que você gastará menos tempo compilando planilhas e mais tempo analisando e inovando a partir delas.

Se suas previsões estão consumindo dias da sua semana, talvez seja hora de considerar a automação do processo com uma plataforma de previsão de caixa totalmente integrada.

2. Suas previsões estão desatualizadas

Se você compila relatórios semanais e os finaliza apenas no terceiro ou quarto dia útil da semana, é provável que seus dados já estejam obsoletos quando você finalmente se senta para analisá-los. Você está olhando para sua previsão de caixa em uma sexta-feira, portanto, o relatório não cobrirá nenhuma mudança importante ocorrida desde segunda-feira. Quaisquer transações que ocorram durante a semana não serão contabilizadas em suas previsões manuais.

Digamos que Tom, tesoureiro de uma empresa internacional, gaste cerca de quatro dias úteis compilando uma previsão global que abrange cada uma das mais de 100 entidades de sua organização. Ele começa na segunda-feira e, se tiver sorte, a previsão estará pronta e verificada quanto a erros na quinta-feira, na hora do almoço.

Ele precisa apresentar essas informações aos principais stakeholders na sexta-feira de manhã. O problema é que o relatório de quinta-feira não inclui nenhuma entrada ou saída de caixa da semana atual, deixando Tom (e os stakeholders) com visibilidade limitada do fluxo de caixa — o que dificulta o planejamento orçamentário para gestão de dívidas, custos com pessoal e outras obrigações de saída.

Em outras palavras, ao criar previsões manualmente, Tom está sempre trabalhando com dados financeiros uma semana atrasados em relação à situação real da organização.

Uma ferramenta automatizada de previsão de fluxo de caixa mantém você constantemente atualizado com os dados mais recentes, inclusive no dia a dia.

Tom pode sentar-se nas manhãs de segunda-feira e gerar sua previsão com o clique de um botão. Após revisar as informações, ele termina sua previsão na hora do almoço. Chegando quinta-feira, ele pode atualizar a previsão com apenas mais um clique, podendo assim apresentar um retrato preciso da liquidez da empresa na sexta-feira de manhã.

3. Sua previsão de contas a receber e a pagar é limitada

O controle manual de contas a receber (A/R) e contas a pagar (A/P) é um desafio devido às inúmeras variáveis envolvidas — desde os diferentes padrões de pagamento dos seus clientes até a quantidade de fontes financeiras que você precisa gerenciar.

No entanto, ter uma compreensão clara das suas fontes de receita é um dos aspectos mais importantes para alcançar uma alta visibilidade de caixa. Afinal, você não consegue criar um orçamento preciso para contas a pagar se não tiver uma ideia clara de quanto dinheiro está entrando (e quando ele chegará).

Por exemplo, vamos imaginar que Sarah esteja criando manualmente sua previsão semanal para uma empresa com operações em várias moedas e mais de 40 unidades ao redor do mundo. Cada escritório recebe pagamentos em dias diferentes do mês, e a empresa oferece descontos sazonais para determinados clientes.

Com mais de 40 escritórios aceitando pagamentos, o contas a receber torna-se um alvo móvel. Não importa o quão rápido Sarah trabalhe, ela não consegue acompanhar todas as cobranças contínuas fazendo previsões manuais em um único fuso horário.

Uma solução automatizada coleta dados em tempo real de todas as suas contas a receber e a pagar — incluindo seu histórico de pagamentos e vendas — para que sua previsão esteja sempre atualizada e confiável.

4. Sua previsão está sujeita a erros

Se você insere dados manualmente e depende de cada uma das suas unidades de negócio para enviar planilhas compiladas manualmente, não é uma questão de "se" um erro aparecerá. É uma questão de quando, onde e quantos desses erros aparecerão.

Isso soa como a sua equipe? Você não está sozinho. Muitas empresas lutam para criar previsões financeiras baseadas na precisão dos dados em suas projeções. A IBM descobriu que “88% de todas as planilhas contêm pelo menos um erro.”

Uma ferramenta automatizada, por outro lado, cria previsões confiáveis ao extrair dados diretamente do seu ERP, TMS e outras fontes financeiras do seu ecossistema tecnológico de tesouraria. Ao contrário de uma planilha do Excel, a plataforma de relatórios de caixa ideal é altamente integrável com sua infraestrutura atual, permitindo compilar e harmonizar os dados que você já coleta de suas ferramentas de tesouraria. E um dos principais benefícios de uma plataforma de relatórios de caixa é que ela automatiza a entrada de dados, uma tarefa notoriamente difícil de ser realizada com precisão por humanos, mas que é impressionantemente simples (e eficiente em termos de tempo) para uma máquina.

Vamos retomar o caso do nosso tesoureiro hipotético, Tom, que costumava criar previsões manualmente para uma empresa de consultoria internacional com mais de 150 unidades ao redor do mundo. Ele analisava centenas de planilhas todos os meses, procurando cuidadosamente por erros em pontos que simplesmente não batiam.

Se você está encontrando erros constantes em suas planilhas (ou talvez não esteja detectando erros suficientes), é hora de automatizar suas previsões e ganhar confiança na liquidez da sua organização.

Abra mais espaço para a análise por meio da automação inteligente

Ao automatizar suas previsões, você obtém dados de fluxo de caixa confiáveis e em tempo real de cada uma de suas entidades de negócio com o clique de um botão. Você terá mais tempo para analisar suas previsões e inovar para proteger a saúde financeira da sua empresa.

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