A previsão de fluxo de caixa é um processo vital para compreender o capital de giro de uma empresa. No entanto, para muitas organizações grandes e multinacionais, o processo pode ser assustador e o produto final pode ter uma qualidade frustrantemente baixa. Isso não precisa ser assim. Abaixo, analisamos alguns dos principais desafios da previsão de fluxo de caixa e fornecemos soluções viáveis para superá-los.

Embora desafios como prever despesas inesperadas, capturar fluxos imprevisíveis e modelar influências externas sejam comuns à maioria das empresas, grandes com múltiplas localizações empresas que operam um processo centralizado encontram uma série de outros desafios de previsão. A partir da nossa experiência em ajudar grandes organizações a automatizar os seus processos de previsão de caixa e liquidez, dividimos estes desafios em cinco grandes categorias:

• Educação
• Adesão ao processo e engajamento contínuo
• Administração manual
• Relatórios e análises
• Outros desafios (interempresarial, etc.)

1) Educação

A previsão de fluxo de caixa é um processo que depende fortemente da contribuição de muitas pessoas em toda a organização. Isso pode incluir gestores de caixa na sede, controladores financeiros em unidades de negócio e subsidiárias, e uma série de outros. O resultado dos relatórios depende, portanto, do conhecimento das pessoas que contribuem para o processo. Um resultado de alta qualidade é apoiado por todo o pessoal que insere com precisão os dados para cada um dos fluxos de caixa pelos quais são responsáveis.

O tempo dedicado à educação ou formação do pessoal envolvido no processo pode ajudar a evitar o problema do “lixo entra, lixo sai” encontrado quando há uma lacuna de conhecimento.

Para melhorar o conhecimento e a conscientização do pessoal envolvido no processo, observamos que os seguintes métodos tiveram um impacto significativo:

• Revisão aprofundada – Antes de implementar um processo de previsão, uma revisão dos fluxos de caixa históricos de uma empresa pode fornecer uma quantidade significativa de informações sobre a natureza dos principais movimentos de caixa, como recebimentos de clientes e pagamentos a fornecedores. Documentar e compreender esses fluxos pode fornecer uma base sólida para fazer futuras projeções de fluxo de caixa.
• Ciclo de feedback contínuo – Após a atualização dos fluxos de dados reais, idealmente, o processo deve incorporar um mecanismo de feedback para informar os usuários sobre a sua precisão. À medida que novas versões de previsão são lançadas, este ciclo de feedback impulsiona continuamente melhorias na qualidade dos dados.

2) Adesão ao Processo e Engajamento Contínuo

Obter a adesão do pessoal chave ajuda a superar muitos dos desafios da previsão de caixa. Quando o processo depende de contribuições de subsidiárias, unidades de negócio e outros departamentos da sede, garantir o engajamento contínuo com o processo pode ser desafiador. Do ponto de vista operacional, este problema geralmente se manifesta em prazos de relatórios atrasados ou perdidos e informações de previsão imprecisas. Isso, por sua vez, aumenta a carga de trabalho da função da sede que gerencia o processo.

Estratégias empregadas para aumentar o engajamento significativo com um processo de previsão incluem:

• Patrocínio executivo – O patrocínio de um processo de previsão de fluxo de caixa pela alta gerência, como o CFO ou Diretor Financeiro, é um fator crítico para garantir a operação eficiente do processo geral. Geralmente, a necessidade de um processo de previsão será definida a nível executivo/conselho, mas as subsidiárias e os contribuintes do processo devem ser informados de sua importância aos olhos da alta gerência.
• Oferecer valor aos contribuintes – As unidades de negócio às vezes veem o processo de previsão de fluxo de caixa como um buraco negro de informações. Pode haver, por vezes, a percepção de que uma quantidade significativa de tempo é gasta compilando e reportando informações, mas um valor mínimo é obtido a nível da unidade de negócio. Encontrar maneiras de garantir que todos os contribuintes obtenham valor do processo de previsão tem demonstrado melhorar sua eficácia e eficiência gerais.

3) Administração Manual

Um processo de previsão de fluxo de caixa em múltiplas moedas, envolvendo inúmeras unidades de negócio e subsidiárias, gerenciado usando planilhas, pode resultar em quantidades significativas de administração manual. Esta carga de trabalho manual tipicamente se concentra na consolidação de planilhas contendo informações de fluxo de caixa, na verificação de erros na saída final do relatório e na resolução de problemas como inconsistências intercompanhias.

Além da carga de trabalho administrativa imposta pelo processo, a quantidade de intervenção manual necessária para produzir um relatório pode comprometer a integridade do próprio resultado devido à falta de controle de processo e capacidades de auditoria.

4) Relatórios e Análise

Os métodos atuais empregados pelas empresas para gerenciar processos de previsão estão fortemente focados em tarefas administrativas e geralmente oferecem opções limitadas de relatórios e análise.

Melhorias nas áreas abaixo podem ter o maior impacto:

• Análise do real versus previsto – Este tipo de análise é visto como um fator chave no desenvolvimento de uma compreensão dos movimentos de caixa. Isso, por sua vez, contribui para a base de conhecimento do pessoal envolvido no processo.
• Análise do previsto versus previsto – Possivelmente mais importante do que a análise do real versus previsto, a análise do previsto versus previsto pode dar à gerência um sinal de alerta precoce em relação às mudanças esperadas na posição de caixa futura.
• Análise da tendência histórica versus previsão – Comparar tendências históricas com movimentos de caixa futuros projetados pode fornecer a verificação intuitiva mais eficaz das informações de previsão sendo reportadas, ao mesmo tempo em que oferece uma visão muito rápida sobre potenciais problemas.

Esses tipos de análise são muito auxiliados pelo uso de várias técnicas de visualização de dados, que discutimos em mais detalhes nesta publicação sobre visualizações de dados para previsão de caixa.

5) Outros Desafios

Vários outros desafios, principalmente relacionados a componentes técnicos de um processo de previsão, também podem apresentar obstáculos para uma previsão de alta qualidade. Em alguns casos, esses desafios são causados por questões específicas da indústria ou da empresa. Embora não tenhamos tempo para revisar cada um deles aqui, sinta-se à vontade para nos contatar diretamente para obter aconselhamento sobre suas circunstâncias específicas. Em um nível mais geral, os dois desafios são sentidos por uma ampla gama de empresas:

• Reconciliação interempresarial – Reconciliar os movimentos de caixa previstos entre entidades interempresariais pode ser particularmente problemático para empresas com alto volume de transações, como aquelas envolvidas em atividades de fabricação. Em casos extremos, o problema pode tornar todo o processo de previsão sem sentido. No entanto, mais comumente, exige esforços significativos de reconciliação e causa dores de cabeça administrativas.
• Vinculando previsões de longo e curto prazo – A maioria das grandes organizações mantém pelo menos duas previsões de fluxo de caixa – uma previsão de curto prazo (três meses ou menos, dividida semanalmente) para fins de planejamento diário e uma previsão de longo prazo (12 meses ou mais, dividida mensalmente) para fins de planejamento estratégico e de longo prazo. Dependendo de seus processos atuais, isso pode tornar extremamente difícil vincular as previsões de curto e longo prazo, o que apresenta inúmeros problemas administrativos e de reconciliação.

Superando desafios com software

Todos os desafios listados acima podem ser superados construindo um bom processo de previsão de caixa, facilitado e gerenciado através do uso de software especializado de previsão de fluxo de caixa. Ripple Treasury, desenvolvido pela GTreasury, tem ajudado diversas empresas em várias indústrias a construir e manter processos de previsão de caixa de excelência que produzem os resultados de relatórios e análises da mais alta qualidade. Se você gostaria de ver uma demonstração de como a automação pode superar esses obstáculos, por favor, clique no botão “agendar demonstração” no canto superior direito.

Para auxiliar aqueles que estão considerando configurar um novo processo, escrevemos este guia, que descreve como o processo pode ser construído e implementado em seis semanas. O guia é baseado em nossa experiência com uma ampla variedade de clientes. No entanto, se você tiver alguma dúvida relacionada às suas circunstâncias específicas, não hesite em nos contatar agora.

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