Como parte da nossa série contínua sobre como diferentes horizontes temporais podem ser utilizados na previsão de caixa, este artigo explorará detalhadamente a previsão de fluxo de caixa diário.

Quais são as principais utilidades de uma previsão de fluxo de caixa diário?

A principal utilidade de uma previsão de caixa diária é o planejamento de liquidez de curto prazo. O nível de granularidade produzido como parte de um processo de previsão de fluxo de caixa diário significa que ele pode oferecer um controle financeiro vastamente aprimorado. Isso pode ser muito útil para empresas que operam com margens reduzidas ou que trabalham com ciclos de capital de giro apertados.

O nível de granularidade proporcionado por uma previsão de caixa diária também permite o tipo de orientação detalhada frequentemente exigida por acionistas ou outros investidores. Além disso, o nível de dados obtidos de sistemas financeiros reduz o risco de erro humano.

Ao contrário de horizontes temporais mais longos, uma previsão de caixa diária permite níveis maiores de visibilidade de caixa. Isso significa que, em uma base de transparência, as posições bancárias diárias podem ser visualizadas em nível de entidade/unidade de negócio/departamento. Cada uma dessas entidades/unidades de negócio também pode ter suas respectivas posições de caixa previstas como parte do processo geral de previsão de caixa diário.

Geralmente, devido ao seu horizonte temporal mais curto, uma previsão de caixa diária possui um alto grau de precisão. É essa combinação de maior precisão e maior detalhamento (quando comparada com outros horizontes temporais) que permite processos de planejamento muito mais proativos e táticos para a liquidez de curto prazo.

Por que as empresas implementam uma previsão de fluxo de caixa diário

O catalisador por trás da decisão de mudar para um processo de previsão de caixa diário pode vir de fatores internos ou externos.

Externos

• Novo contrato de crédito. Um novo contrato de crédito pode incluir uma cláusula que estipula que a posição líquida total de caixa mantida pelo grupo não fique negativa.
• Linha de crédito rotativo. A mudança para um crédito rotativo (manter uma linha de crédito aberta em troca de pagamentos mensais) como mecanismo de financiamento geralmente resulta em um foco maior no planejamento e na previsão de caixa diário para auxiliar na tomada de decisão sobre a utilização e o reembolso de empréstimos.

Internos

• Administração excessiva. Previsões de longo prazo às vezes dependem fortemente de fontes humanas, enquanto as previsões de caixa diárias extraem a maior parte (ou a totalidade) de seus dados de fontes sistêmicas. Isso pode resultar em uma redução notável nos níveis de administração envolvidos (particularmente quando um software especializado é utilizado, mais sobre isso abaixo).
• Atrasos em previsões de longo prazoO tempo necessário para produzir previsões com um horizonte de tempo mais longo pode estar a afetar a capacidade da equipa de gestão sénior de tomar decisões táticas de gestão de tesouraria em tempo útil.
• Falta de visibilidadeSe a sede não tiver uma visibilidade adequada de todas as contas do grupo, pode ser solicitada uma previsão de tesouraria diária para obter uma visão geral de todas as contas do grupo.

Como criar uma previsão de fluxo de caixa diário

Tal como acontece ao implementar qualquer novo processo de previsão de fluxo de caixa, é importante começar por definir os objetivos de negócio. Para garantir que uma previsão de tesouraria diária é o horizonte temporal adequado, estes objetivos de negócio devem estar alinhados com as utilizações de uma previsão de fluxo de caixa diário descritas no início deste artigo.

Fontes de dados que alimentam uma previsão de fluxo de caixa diário

A principal diferença entre as fontes de dados utilizadas para uma previsão de fluxo de caixa diário em comparação com horizontes temporais mais longos é a quantidade de dados do sistema. Enquanto as previsões de longo prazo (como uma previsão de fluxo de caixa de 13 semanas) dependem fortemente da intervenção humana, uma previsão de tesouraria diária obtém os seus dados principalmente de fontes do sistema. Nomeadamente:

• Sistemas ERP
• Livros-razão de contas a pagar / contas a receber
• Ficheiros bancários (por exemplo, MT940 ou BAI2)
• Sistemas de processamento de salários
• Sistemas de faturação
• Fontes de dados de subsidiárias (por exemplo, sistemas CRM)

Para acelerar o processo de previsão, todos estes sistemas podem interligar-se diretamente com ferramentas de previsão especializadas (isto é discutido com mais detalhe na secção sobre software abaixo).

Como é uma previsão diária de fluxo de caixa?

Assim como todos os tipos de previsão de caixa e liquidez, uma previsão diária de fluxo de caixa apresenta uma visão consolidada de alto nível de todos os dados inseridos no processo. Portanto, a previsão é geralmente composta por (mas não limitada a): recebimentos de clientes, fluxos entre empresas, dados de investimentos e despesas de capital.

A imagem acima é um exemplo de captura de tela de uma previsão diária de caixa, mostrando os valores previstos e realizados (em milhares).

Como quem opta por implementar um processo de previsão diária de caixa o faz pelo nível de detalhe que ele oferece, o fluxo de caixa base (itens de linha) é frequentemente capturado de forma granular. Em outras palavras, os itens de linha individuais que mostram os detalhes de clientes e fornecedores exibidos em uma previsão diária de caixa geralmente apresentam um nível de detalhe maior do que em uma previsão de longo prazo. Além disso, as posições das contas bancárias seriam geralmente capturadas por conta e agregadas em uma visão consolidada.

Como você pode imaginar, a principal diferença visual em uma previsão diária de caixa é que as unidades de tempo capturadas são dias. Normalmente, essa visão se estende de duas a quatro semanas no futuro, embora não seja incomum que as empresas a estendam ainda mais. No entanto, se for necessária uma visão mais longa (por exemplo, se for preciso ultrapassar seis a oito semanas), um horizonte de tempo de longo prazo pode ser mais adequado às necessidades do negócio.

Fluxos de trabalho em torno de um processo de previsão diária de fluxo de caixa

Muitos dos fluxos de trabalho que sustentam um processo de previsão diária de caixa são os mesmos que apoiam a previsão de longo prazo. No entanto, a principal diferença na previsão diária de caixa é a frequência com que esses fluxos de trabalho são executados.

Geralmente, um processo diário de fluxo de caixa significa que os dados serão atualizados diariamente (embora às vezes semanalmente). O ciclo é normalmente controlado pela matriz, ou seja, as entidades subjacentes alinham-se aos requisitos estabelecidos pela sede.

Para grandes empresas multinacionais, isso geralmente significa que os dados são atualizados várias vezes em um período de 24 horas. Dependendo do negócio, isso às vezes é feito em um sistema de "follow the sun", no qual cada unidade de negócio atualiza os dados durante seu próprio horário de trabalho.

É importante observar que, para empresas maiores, as unidades de negócios globais geralmente operam em vários sistemas ERP com diversos parceiros bancários. Isso significa que os sistemas de software usados para apoiar o fluxo de trabalho devem ser capazes de atender a essa necessidade.

Como decidir se uma previsão diária de caixa é adequada para sua empresa

É importante considerar os objetivos da previsão de caixa ao avaliar qual horizonte de tempo será o melhor. Ao considerar um processo de previsão diária, é fundamental confirmar se esses objetivos correspondem aos usos descritos no início deste artigo.

Um esboço de exemplos de estrutura de modelo (extraído do nosso guia de configuração de previsão de fluxo de caixa) pode ser visto abaixo:

Se você estiver considerando um horizonte de tempo mais longo, talvez queira ver nosso artigo sobre os benefícios e usos de uma previsão de caixa de 13 semanas.

Os benefícios do software

Todos os processos de previsão de caixa podem ser aprimorados com o uso de ferramentas especializadas software de previsão de fluxo de caixa, no entanto, uma previsão diária de caixa, em particular, beneficia-se da integração de uma solução de software.

Para ilustrar, vamos analisar os elementos de um processo de previsão diária de caixa discutidos neste artigo e abordar as formas práticas pelas quais o software melhora o processo:

Upload automatizado de dados do sistema

Como mencionado anteriormente neste artigo, uma das características únicas da previsão diária de caixa é que os dados são obtidos principalmente de sistemas. O uso de software significa que a extração de todos esses dados pode ser automatizada.

Automatizar esse processo de upload de dados também significa que a frequência de atualização necessária deixa de ser um problema.

Insights analíticos aprimorados

Além da redução na administração necessária na fase inicial do processo, o software pode melhorar significativamente as capacidades analíticas ao revisar os dados produzidos.

Como discutimos em um artigo sobre visualizações de dados de previsão de caixa, a maneira como o software pode apresentar dados graficamente aumenta muito a capacidade de destacar tendências, identificar anomalias e descobrir insights que passariam despercebidos ao simplesmente ler dados brutos.

Maior visibilidade

Se a equipe financeira ou de tesouraria da matriz estiver com dificuldades para obter visibilidade das posições de caixa das entidades subjacentes, o software pode permitir visualizações em tempo real de todas as contas bancárias de forma consolidada (bem como em um nível granular, quando for necessário um detalhamento).

Gestão de fluxo de trabalho de processos

Automatizar os fluxos de trabalho que sustentam o processo de previsão diária de caixa também pode aliviar grande parte da carga administrativa colocada sobre as equipes financeiras e de tesouraria da matriz. Por exemplo, fluxos de trabalho de relatórios automatizados significam que e-mails de relatórios agendados para as partes interessadas relevantes podem ser gerados e enviados diretamente do sistema à medida que novas previsões são produzidas.

Sobre a Ripple Treasury

A Ripple Treasury tem ajudado muitas empresas em uma ampla gama de setores a construir e manter processos de previsão de caixa de primeira linha que produzem relatórios e resultados analíticos da mais alta qualidade.

Se você deseja ver uma demonstração de como o software e a automação podem melhorar seus processos de previsão de caixa, ou gostaria de ver o caso de negócio para introduzir a Ripple Treasury em sua empresa, por favor entre em contato conosco diretamente.

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