Wichtige Aspekte der Liquiditätsplanung

Im heutigen wirtschaftlichen Umfeld muss niemand an die Bedeutung einer liquiden und effizienten Planung des Liquiditätsmanagements erinnert werden. Die Unternehmenskultur konzentriert sich heute stärker als je zuvor auf Bargeld. Öffnen Sie den Jahresbericht einer großen öffentlichen Organisation, und KPIs, die mit Bargeld zu tun haben, werden mit Sicherheit im Mittelpunkt der Zusammenfassungen der Geschäftsleistung stehen. Große private Unternehmen neigen eher dazu, ihre Cashflow-Ziele zu vergleichen, da sie nicht durch Marktberichtspflichten eingeschränkt sind, die in der Regel auf Rechnungslegung beruhen. Ein weiteres Beispiel für Private Equity ist, dass es nur um Bargeld geht.

Zentral für ein effizientes Liquiditätsmanagement ist die Cashflow-Prognose. Eine Liquiditätsprognose ist ein Tool, das von Finanz- und Treasury-Experten verwendet wird, um sich einen Überblick über die bevorstehenden Liquiditätsanforderungen in ihrem Unternehmen zu verschaffen. In diesem Beitrag befassen wir uns mit den wichtigsten internen Überlegungen bei der Einrichtung einer Cashflow-Prognose. Im Großen und Ganzen werden sie von drei Hauptfaktoren beeinflusst:

• Liquiditätsbedarf der Unternehmen;
• Quellen von Cashflow-Daten; und
• Fähigkeiten aktueller IT-Systeme.

Liquiditätsbedarf von Unternehmen

Bei der Einleitung eines Prozesses oder der Implementierung von Änderungen ist es immer ratsam, das Ziel im Auge zu behalten. Für einen Liquiditätsprognoseprozess bedeutet das, sich die Zeit zu nehmen, die übergeordneten Geschäftsziele zu analysieren und zu verstehen sowie zu überlegen, wie detailliert der Prozess sein muss. In den folgenden Aufzählungspunkten werden die zu berücksichtigenden Aspekte aufgeführt:

• Dient die Prognose der kurz-, mittel- oder langfristigen Planung?
• Welche Berichterstattung benötigen CFO und CEO? Wie häufig wird eine Prognose benötigt? Sind externe Stakeholder wie Banken involviert und was sind deren Anforderungen?
• Welcher Umfang an Währungsaufschlüsselung und Analyse ist erforderlich? Wenn das Ziel des Prozesses darin besteht, ein Absicherungsprogramm zu unterstützen, ist es entscheidend, dass die Cashflows in den operativen Währungen des Unternehmens erfasst werden.
• Wie viele juristische Personen oder Tochtergesellschaften sollten in den Prozess einbezogen werden, um die erforderliche Transparenz zu gewährleisten? Sollte der Fokus auf den großen Einheiten liegen, die 90 % der wichtigsten Cashflows ausmachen, oder muss der Prozess sämtliche Cashflows erfassen?
• Welcher Detaillierungsgrad ist für die Liquiditätsprognose erforderlich? Genügen allgemeine Klassifizierungen für Verbindlichkeiten (AP) und Forderungen (AR)?
• In welchen Abständen sollte die Prognose aktualisiert werden? Wie häufig benötigt die Geschäftsführung einen aktuellen Überblick über die Liquiditätslage?
• Ist die Analyse des Working Capital für den Berichtsprozess relevant? Falls ja, welche zusätzlichen, nicht liquiditätswirksamen Posten müssen in den Prozess einbezogen werden?

Datenquellen

Nach der Definition der geschäftlichen Anforderungen besteht der nächste Schritt darin, die Herkunft der benötigten Daten zu ermitteln. Das klingt banal, ist aber ein entscheidender Schritt bei der Gestaltung eines effektiven Liquiditätsprognoseprozesses. Wenn ein Unternehmen beispielsweise kurzfristig Liquidität für die nächsten 10 Arbeitstage benötigt, stammen die meisten Informationen aus einem ERP-System oder einer anderen Plattform, die Verbindlichkeiten und Forderungen verwaltet. In der Regel enthalten ERP-Systeme verlässliche Daten zu Zahlungsprognosen für 10 bis 15 Tage und geben Aufschluss über die erwarteten Einnahmen. Geht man von der kurzfristigen zur mittel- bis langfristigen Prognose über, ist es höchst unwahrscheinlich, dass in irgendeinem System verlässliche Daten vorliegen. Daher wird es notwendig sein, eine direkte Schnittstelle zu den für die Verarbeitung verantwortlichen Personen herzustellen.

Obwohl es sich bei den beiden obigen Beispielen um die Extreme des Planungszyklus handelt, ist der entscheidende Punkt, dass die für einen Prognoseprozess erforderlichen Daten an vielen verschiedenen Orten gespeichert sein können. Bei den Datenquellen sind unter anderem folgende Punkte zu berücksichtigen:

• Wo befinden sich für jeden Cashflow-Typ (Verbindlichkeiten, Forderungen, Steuern usw.) die aktuellsten Informationen? Eine bewährte Methode ist es, jeden Cashflow nach Typ (prognostiziert oder tatsächlich) aufzulisten und ihn einer Datenquelle zuzuordnen – sei es ein System oder eine Abteilung.
• Wenn sich die Daten in einem ERP-System befinden, können sie einfach extrahiert werden, um in den Prognoseprozess einzufließen? Ist es sinnvoller, auf die Daten aus einem Data Warehouse zuzugreifen?
• Wer ist bei Daten, die in Systemen gespeichert sind, der wichtigste interne Ansprechpartner für die Unterstützung bei den jeweiligen Systemen?
• Was verwenden die Controller der einzelnen Einheiten, um ihre eigenen Prognosen zu verwalten? Lässt sich dies einfach in ein zentrales Modell integrieren?

Mehr dazu haben wir hiergeschrieben.

Fähigkeiten aktueller Systeme

Die Analyse der Datenherkunft beinhaltet ausnahmslos eine Überprüfung der bereits vorhandenen Finanzsysteme. Daher ist es naheliegend, die Funktionalität dieser Systeme zu bewerten. Bei der Beurteilung der bestehenden Systeme ist es ratsam zu prüfen, ob sie „ihren Zweck erfüllen“. Wichtige Faktoren, die es zu berücksichtigen gilt, sind:

• Entspricht die interne Technologie den oben genannten Anforderungen?
• Falls ja, wie hoch wären die Kosten und der Zeitrahmen für die Anpassung oder Änderung bestehender Systeme zur Verwaltung des Prozesses?
• Wie alt ist die aktuelle Technologie und entspricht sie den heutigen Sicherheitsstandards?
• Wenn es sich bei dem aktuellen System um ein Backoffice-Finanzsystem handelt, bietet es eine angemessene Benutzerfreundlichkeit für die Controller der einzelnen Einheiten?
• Wie wirkt sich das auf den Upgrade-Pfad der vorhandenen Software aus, wenn wir ein bestehendes System erweitern oder anbinden?
• Bietet die vorgeschlagene Lösung die nötige Flexibilität, um auf sich ändernde Geschäftsanforderungen und externe Rahmenbedingungen zu reagieren?
• Wie schneiden Standard-Softwarepakete im Vergleich zu spezialisierten Prognosesystemen ab?

Verständnis der Geschäftstreiber bei der Initiierung einer Liquiditätsprognose Das Projekt ist entscheidend, um nicht nur eine erfolgreiche Umsetzung sicherzustellen, sondern auch einen nachhaltigen Prozess zu etablieren. Den Ausgangspunkt bilden interne Überlegungen – von der Bedarfsanalyse über die Datenhaltung bis hin zu den Tools für das Prozessmanagement.