En el entorno económico actual, no es necesario recordar a nadie la importancia de una planificación eficiente de la gestión del efectivo y la liquidez. La cultura empresarial se centra ahora más que nunca en el efectivo. Abra el informe anual de cualquier organización pública importante y los KPI relacionados con el efectivo seguramente ocuparán un lugar central en los resúmenes de rendimiento empresarial. Es más probable que las grandes empresas privadas se basen en los objetivos de flujo de caja como referencia, ya que no están limitadas por los requisitos de información sobre el mercado, que suelen basarse en la contabilidad. El capital privado, por poner otro ejemplo, solo se preocupa por el efectivo.

Para una gestión eficiente de la liquidez es fundamental previsión de flujo de caja. La previsión de tesorería es una herramienta que utilizan los profesionales de finanzas y tesorería para tener una visión de las próximas necesidades de efectivo de su empresa. En este artículo analizamos las principales consideraciones internas a la hora de configurar un previsión de flujo de caja. En términos generales, están influenciados por tres factores principales:

• Necesidades de liquidez empresarial;
• Fuentes de datos de flujo de caja; y
• Capacidades de los sistemas de TI actuales.

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Necesidades de liquidez empresarial

Al iniciar cualquier proceso o implementar un cambio, siempre es recomendable comenzar con el fin en mente. Para un proceso de previsión de tesorería, eso significa tomarse el tiempo para analizar y comprender los objetivos empresariales de alto nivel y considerar qué tan detallado debe ser el proceso. En las siguientes viñetas se describen los elementos que hay que tener en cuenta:

• ¿El objetivo de la previsión es ayudar con la planificación a corto, mediano o largo plazo?
• ¿Qué resultados de presentación de informes requieren el director financiero y el director ejecutivo? ¿Con qué frecuencia necesitan un puesto de pronóstico? ¿Participan partes interesadas externas, como los bancos? ¿Cuáles son sus requisitos?
• ¿Qué nivel de desglose y análisis cambiario se requiere? Si el objetivo del proceso es contribuir a un programa de cobertura, es fundamental que se capturen los flujos de caja en las divisas en las que opera la entidad.
• ¿Cuántas entidades legales o subsidiarias deberían participar en el proceso para obtener el nivel de visibilidad requerido? ¿El objetivo debería ser centrarse en las grandes entidades, que representan el 90% de los principales flujos de caja, o el proceso debe captar todos los flujos de caja?
• ¿Qué nivel de detalle se requiere en la previsión de caja, es decir, solo se requieren clasificaciones AP y AR de alto nivel?
• ¿Con qué frecuencia se debe actualizar la previsión? ¿Con qué frecuencia requiere el equipo ejecutivo una visión actualizada de la situación de caja?
• ¿Es importante el análisis del capital circulante para el proceso de presentación de informes? Si es así, ¿qué otros elementos no relacionados con el flujo de caja deben incluirse en el proceso?

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Fuentes de datos

Tras la identificación de las necesidades empresariales, el siguiente paso es averiguar de dónde se obtendrán los datos necesarios. Puede parecer obvio, pero es un paso crucial en el camino hacia el diseño de un proceso efectivo de previsión de efectivo. Por ejemplo, si una empresa necesita efectivo a corto plazo durante, por ejemplo, los próximos 10 días hábiles, la mayor parte de esta información provendrá de un sistema ERP u otra plataforma que gestione los puntos de acceso y la realidad aumentada. Por lo general, los sistemas ERP contienen entre 10 y 15 días de datos fiables sobre previsiones de pagos y proporcionan alguna indicación de los ingresos esperados. Si pasamos a una previsión a medio o largo plazo, es muy poco probable que haya datos fiables en algún sistema y, por lo tanto, será necesario interactuar directamente con los controladores de las entidades.

Si bien los dos ejemplos anteriores representan los dos extremos del ciclo de planificación, el punto clave es que los datos necesarios para un proceso de previsión pueden residir en muchos lugares diferentes. En cuanto a las fuentes de datos, los elementos adicionales a tener en cuenta incluyen:

• Para cada tipo de flujo de caja (AP, AR, Tax, etc.), ¿dónde se encuentra la información más actualizada? Una buena forma de hacerlo es enumerar cada flujo de caja por tipo (previsto o real) y asignarlo a una fuente de datos, ya sea un sistema o un departamento.
• Si los datos residen en un sistema ERP, ¿se pueden extraer fácilmente para contribuir al proceso de previsión? ¿Tiene más sentido acceder a los datos desde un almacén de datos?
• En el caso de los datos que residen en los sistemas, ¿quién es el recurso interno clave que ayudará con cada sistema?
• ¿Qué utilizan los controladores de las entidades para gestionar sus propias previsiones? ¿Se puede integrar fácilmente con un modelo central?

Hemos escrito más sobre esto aquí.

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Capacidades de los sistemas actuales

Al analizar de dónde provienen los datos, esto implica invariablemente revisar los sistemas financieros actuales que ya están en vigor. Por lo tanto, es natural considerar la funcionalidad de estos sistemas. En cuanto a la evaluación de los sistemas actuales en vigor, es prudente evaluar si son «adecuados para su propósito». Los factores importantes a tener en cuenta son:

• ¿Alguna tecnología interna aborda los requisitos descritos anteriormente?
• De ser así, ¿cuál sería el costo y el plazo de adaptar/modificar los sistemas existentes para administrar el proceso?
• ¿Qué antigüedad tiene la tecnología actual y cumple con los estándares de seguridad actuales?
• Si el sistema actual es un sistema financiero administrativo, ¿proporciona esto una facilidad de uso adecuada para los controladores de las entidades?
• Si construimos o «incorporamos» un sistema existente, ¿cómo afectará esto a la ruta de actualización del software existente?
• ¿La solución propuesta ofrecería la flexibilidad necesaria para hacer frente a los desafíos que surgen con los cambiantes requisitos empresariales y las condiciones externas?
• ¿Cómo se comparan los paquetes de software existentes en comparación con los mejores sistemas de previsión de su clase?

Comprender los factores que impulsan el negocio al iniciar un previsión de efectivo el proyecto es fundamental para garantizar no solo una implementación exitosa sino también para construir un proceso sostenible. Las consideraciones internas son el punto de partida, desde el análisis de las necesidades hasta el lugar donde reside la información, pasando por las herramientas que se pueden utilizar para ayudar a gestionar el proceso.

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