A previsão de caixa eficiente é essencial no desafiador ambiente de negócios atual. Alcançá-la não é tarefa fácil, pois indivíduos de toda a organização devem contribuir ativamente para que o departamento de tesouraria consiga gerir o processo com sucesso. Este artigo descreve como os tesoureiros podem obter a "adesão" dos seus colegas e evitar a armadilha comum da falta de engajamento com o procedimento de previsão de caixa.

À medida que o papel da tesouraria cresce nas empresas em todo o mundo, aumenta também a necessidade de tesoureiros e equipas de tesouraria interagirem diariamente com um maior número de pessoas, departamentos e subsidiárias em todas as suas organizações. Um dos principais impulsionadores deste maior engajamento é a exigência de ter visibilidade quase "em tempo real" sobre as posições de caixa e exposições a riscos, que servem de base para as decisões tomadas por tesoureiros e outros executivos financeiros. A capacidade da equipa de tesouraria de interagir de forma eficiente e produtiva com uma ampla variedade de pessoas terá um grande impacto no sucesso das decisões que tomam e dos processos que gerem.

Um processo que depende particularmente de informações de múltiplas fontes, como pessoas em unidades de negócios estrangeiras e subsidiárias, é a previsão de fluxo de caixa. Pela sua própria natureza, a previsão de caixa em grandes empresas com múltiplas localizações é extremamente desafiadora. Um dos principais obstáculos encontrados quando uma equipa de tesouraria tenta implementar uma estrutura de previsão é obter a adesão necessária de todas as partes envolvidas para que o processo comece. Uma vez alcançada a adesão inicial, a atenção rapidamente se volta para garantir que o processo seja engajado de forma significativa e contínua, pois isso determinará, em última instância, o sucesso do processo.

Pontos Problemáticos da Previsão Manual de Caixa

A previsão de fluxo de caixa, para a maioria das empresas, é uma tarefa de tudo ou nada, e problemas causados por uma unidade de negócio ou que ocorrem num único ponto da cadeia podem ter um impacto desproporcionalmente grande no processo como um todo. Quando se trata de adesão e engajamento no processo, existem três pontos problemáticos comumente encontrados e intimamente relacionados que ressoarão com qualquer pessoa envolvida na gestão de uma estrutura de previsão multi-localização.

• ‍Falta de atenção: Pela sua própria natureza, a previsão é uma tarefa intensiva em pessoas que exige um grande grau de cuidado e atenção. Nuances como o momento dos principais recebimentos de caixa de clientes e dos ciclos de pagamento, bem como a gestão de caixa em torno dos períodos de reporte, só podem ser consideradas numa previsão pelas pessoas com este conhecimento de domínio específico. A falha dos participantes do processo em dedicar o tempo e o esforço necessários para compilar as previsões individuais das unidades de negócio comprometerá tanto a precisão quanto a fiabilidade das informações nas quais as decisões são tomadas.‍
• Atrasos na submissão: Mesmo sem considerar possíveis atrasos na submissão de relatórios, o processo de previsão de caixa como um todo pode ser muito demorado devido à quantidade de administração manual e verificação de erros envolvida. Quando atrasos na submissão são introduzidos na equação e o tempo inevitável gasto a cobrar as submissões é levado em consideração, o processo pode, em alguns casos, tornar-se incontrolável.‍
• Estrutura e controlo: Embora os modelos iniciais de previsão baseados em folhas de cálculo sejam bem definidos, a falta de controlo sobre a estrutura desses modelos pode permitir que os participantes modifiquem o seu modelo para atender às suas próprias necessidades. Isso causa dores de cabeça de administração e resolução de problemas para a função de tesouraria central e pode ter um grande impacto de tempo no processo geral.

Como Tesoureiros e CFOs Podem Aumentar a Adesão

Os tesoureiros que desejam aumentar a adesão ao processo de previsão e melhorar a forma como as unidades de negócio se envolvem com ele precisarão liderar pelo exemplo. Tentar gerir um processo de previsão de forma passiva irá condená-lo ao fracasso antes mesmo de deslanchar. Assumir a liderança, abrindo linhas de comunicação eficientes e delineando claramente os objetivos de previsão da organização, faz parte do investimento inicial necessário para gerar futuros benefícios de eficiência e precisão. Focar nas áreas descritas abaixo ao implementar um processo deve render frutos a este respeito.

• ‍Definição de objetivos: Deve-se dedicar tempo para garantir que os objetivos do processo sejam claros e possam ser facilmente comunicados. O apoio de um patrocinador sênior do projeto nesta fase inicial do processo pode aumentar drasticamente a probabilidade de sucesso.‍
• Análise do estado atual: Este é um exercício abrangente que envolve a compreensão das restrições de uma empresa, dos processos atuais e das fontes de informação no que diz respeito à previsão de caixa. Desenvolver uma compreensão dessas áreas em um estágio inicial permite o design e a implementação do processo ideal de previsão de caixa. Comunicar com os participantes e obter feedback inicial pode ajudar na adesão e compreensão subsequentes, especialmente se uma iniciativa malsucedida tiver sido tentada no passado.‍
• Especificação de requisitos: Uma especificação detalhada deve ser sempre elaborada para definir as necessidades e requisitos exatos do processo de previsão de fluxo de caixa. Isso envolverá a especificação dos principais resultados de relatórios e a compreensão do nível de detalhe necessário para gerar essa saída. Esta etapa crítica do processo de planejamento estabelece as bases para todas as etapas subsequentes na criação de uma estrutura de previsão valiosa.‍
• Comunicação: Como a previsão de caixa é um exercício intensivo em pessoas, a necessidade de comunicação clara e contínua com os participantes é absolutamente essencial. Nas fases iniciais, isso envolverá a sensibilização para a importância da previsão de caixa em toda a organização e o delineamento claro do papel que cada colaborador desempenha nela. Após esta fase inicial de diálogo, é crucial manter linhas de comunicação claras abertas em todos os momentos entre a sede e as unidades de negócio para garantir que o investimento inicial no processo não seja desperdiçado.‍
• Treinamento: Assumir que todas as unidades de negócio e o pessoal contribuinte possuem as competências necessárias para prever eficazmente os movimentos de caixa é um erro fácil de cometer. O facto de o reporte de fluxo de caixa poder ser uma tarefa estranha para os participantes do processo, que muito provavelmente vêm de uma formação puramente contabilística, precisa de ser tido em conta, pois esta falta de conhecimento pode levar a uma falta de envolvimento com o próprio processo. Algum treinamento básico inicial fornecido pela tesouraria da sede ou por uma empresa de consultoria externa ajudará a superar este desafio.‍
• Valor: Os benefícios de um processo eficaz de previsão de caixa são bem conhecidos. Visibilidade clara sobre os fluxos de caixa futuros, confiança nas decisões de investimento e empréstimo e relatórios confiáveis são alguns dos objetivos que os tesoureiros buscam alcançar. Às vezes, no entanto, os colaboradores do processo o veem como um ‘buraco negro’ de informações, já que muito tempo é gasto na compilação das previsões de fluxo de caixa, mas pouco valor é recebido em troca. Garantir que todos os colaboradores do processo obtenham valor dele melhorará significativamente o engajamento e salvaguardará seu sucesso geral a longo prazo.

Às vezes, a pressão para implementar rapidamente um processo, como a previsão de caixa, pode levar a atalhos e a erros que causarão sérios problemas no futuro. Em última análise, a precisão e a confiabilidade das previsões enviadas pelas unidades de negócios e geradas na sede determinarão o valor que um processo de previsão de caixa oferece a uma organização como um todo. Obter o apoio inicial e alcançar um engajamento significativo são dois dos principais ingredientes que lançam as bases para esse sucesso.

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