La previsión de caja eficiente es esencial en el desafiante entorno empresarial actual. Conseguirlo no es tarea fácil, ya que las personas de la organización deben contribuir activamente para que el departamento de tesorería gestione el proceso con éxito. En este artículo se describe cómo los tesoreros pueden lograr la aceptación de sus colegas y evitar el error común de la falta de compromiso con el procedimiento de previsión de tesorería.

A medida que crece el papel de la tesorería en las empresas de todo el mundo, también aumenta la necesidad de que los tesoreros y los equipos de tesorería interactúen con un mayor número de personas, departamentos y filiales de sus organizaciones a diario. Uno de los principales motivos de este aumento de la participación es la necesidad de disponer de una visibilidad prácticamente «en tiempo real» de las posiciones de tesorería y las exposiciones al riesgo, lo que constituye la base para las decisiones que toman los tesoreros y otros ejecutivos de finanzas. La capacidad del equipo de tesorería para interactuar de manera eficiente y productiva con una amplia variedad de personas tendrá un gran impacto en el éxito de las decisiones que tomen y de los procesos que administren

Un proceso que depende particularmente de la información de múltiples fuentes, como personas de unidades de negocios y subsidiarias extranjeras, es la previsión del flujo de caja. Por su propia naturaleza, la previsión del efectivo en las grandes empresas con múltiples ubicaciones es extremadamente difícil. Uno de los principales obstáculos con los que se tropieza cuando un equipo de tesorería intenta implementar una estructura de previsión es conseguir la aceptación necesaria de todas las partes implicadas para poner en marcha el proceso. Una vez que se ha logrado la aceptación inicial, la atención se centra rápidamente en garantizar que el proceso se lleve a cabo de manera significativa y continua, ya que esto determinará en última instancia el éxito del proceso.

Puntos problemáticos de la previsión manual de efectivo

Previsión del flujo de caja, para la mayoría de las empresas, es una tarea de todo o nada y los problemas causados por una unidad de negocio o los problemas que se producen en un solo punto de la cadena pueden tener un impacto desproporcionadamente grande en el proceso en su conjunto. En lo que respecta a la aceptación y el compromiso con los procesos, hay tres puntos problemáticos comunes y estrechamente relacionados que cualquier persona que participe en la gestión de una estructura de previsión multisede tendrá en cuenta.

• ‍Falta de atención: Por su propia naturaleza, la previsión es una tarea intensiva en personas que requiere un alto grado de cuidado y atención. A la hora de elaborar previsiones, tales como el momento en que los clientes clave reciben las cajas y se tramitan los pagos, así como la gestión del efectivo en torno a los períodos de presentación de informes, solo pueden tenerse en cuenta a la hora de hacer previsiones aquellas personas con conocimientos específicos sobre este tema. Si los participantes del proceso no dedican el tiempo y el esfuerzo necesarios a compilar las previsiones de cada unidad de negocio, se comprometerá tanto la precisión como la fiabilidad de la información sobre la que se toman las decisiones.‍
• Retrasos en el envío: Incluso sin tener en cuenta los posibles retrasos en la presentación de informes proceso de previsión de efectivo en su conjunto, puede llevar mucho tiempo debido a la cantidad de administración manual y verificación de errores que implica. Si se introducen en la ecuación los retrasos en la presentación y se tiene en cuenta el inevitable tiempo que se dedica a tramitar las solicitudes, el proceso puede, en algunos casos, resultar inmanejable.‍
• Estructura y control: Si bien las plantillas de previsión iniciales basadas en hojas de cálculo están bien definidas, la falta de control sobre la estructura de esas plantillas puede permitir a los participantes modificar su plantilla para adaptarla a sus propias necesidades. Esto ocasiona problemas de administración y resolución de problemas para la función de tesorería central y puede tener un gran impacto a largo plazo en el proceso general.

Cómo los tesoreros y los directores financieros pueden aumentar la aceptación

Los tesoreros que deseen aumentar la aceptación del proceso de previsión y mejorar la forma en que las unidades de negocio interactúan con él deberán dar el ejemplo. Intentar gestionar un proceso de previsión sin intervención lo condenará al fracaso antes de que comience a funcionar. Tomar la iniciativa mediante la apertura de líneas de comunicación eficientes y la definición clara de los objetivos de previsión de la organización forman parte de la inversión inicial necesaria para generar beneficios futuros en materia de eficiencia y precisión. Centrarse en las áreas que se describen a continuación al implementar un proceso debería dar sus frutos en este sentido.

• ‍Definición objetiva: Debe tomarse un tiempo para garantizar que los objetivos del proceso sean claros y puedan comunicarse fácilmente. El apoyo de un patrocinador sénior del proyecto en esta etapa temprana del proceso puede aumentar drásticamente la probabilidad de éxito.‍
• Análisis tal cual: Se trata de un ejercicio de amplio alcance que implica comprender las limitaciones, los procesos actuales y las fuentes de información de una empresa en lo que respecta a la previsión de efectivo. Comprender estas áreas en una etapa temprana permite diseñar e implementar el proceso óptimo de previsión de efectivo. Comunicarse con los participantes y obtener comentarios tempranos puede ayudar a lograr la aceptación y la comprensión posteriores, especialmente si en el pasado se ha intentado llevar a cabo una iniciativa sin éxito.‍
• Especificación de requisitos: Siempre se debe cumplir una especificación detallada para definir las necesidades y requisitos exactos del proceso de previsión del flujo de caja. Esto implicará especificar los principales resultados de los informes y comprender el nivel de detalle necesario para generar este resultado. Esta etapa crítica del proceso de planificación sienta las bases para todos los pasos subsiguientes para establecer una estructura de previsión valiosa.‍
• Comunicar: Como la previsión de tesorería es un ejercicio que requiere mucha gente, la necesidad de una comunicación clara y continua con los participantes es absolutamente esencial. En las primeras etapas, esto implicará crear conciencia sobre la importancia de la previsión de tesorería en la organización en su conjunto y describir claramente el papel que desempeña cada contribuyente en ella. Tras esta fase inicial de diálogo, es crucial mantener abiertas en todo momento líneas de comunicación claras entre la oficina central y las unidades de negocio para garantizar que no se desperdicie la inversión inicial en el proceso.‍
• Entrenamiento: Suponer que todas las unidades de negocio y el personal que contribuye tienen las habilidades necesarias para pronosticar eficazmente los movimientos de efectivo es un error fácil de cometer. Debe tenerse en cuenta el hecho de que la presentación de informes sobre el flujo de caja puede ser una tarea extraña para los participantes del proceso, que muy probablemente provienen de una formación puramente contable, ya que esta falta de conocimiento puede llevar a una falta de compromiso con el proceso en sí. Un poco de formación básica en las primeras etapas impartida por la tesorería de la oficina central o por una empresa consultora externa ayudará a superar este desafío.‍
• Valor: Los beneficios de una eficaz proceso de previsión de efectivo son bien conocidas. Algunos de los objetivos por los que se esfuerzan los tesoreros son tener una visibilidad clara de los flujos de caja futuros, la confianza en las decisiones de inversión y préstamo y la fiabilidad de los informes. Sin embargo, a veces las personas que contribuyen al proceso lo ven como un «agujero negro» de información, ya que se dedica mucho tiempo a recopilar los flujos de caja previstos, pero a cambio se recibe poco valor. Garantizar que todos los participantes en el proceso saquen provecho del mismo mejorará en gran medida el compromiso y garantizará su éxito general a largo plazo.

En ocasiones, la presión para poner en marcha rápidamente un proceso, como la previsión de tesorería, puede llevar a que se tomen atajos y se cometan descuidos que pueden causar graves problemas en el futuro. En última instancia, la precisión y la fiabilidad de las previsiones presentadas por las unidades de negocio y generadas en la oficina central determinarán el valor que un proceso de previsión de tesorería aporta a la organización en su conjunto. Lograr la aceptación inicial y lograr un compromiso significativo son dos de los ingredientes principales que sientan las bases de este éxito.

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