La previsión del flujo de caja es un proceso vital para entender el capital circulante de una empresa. Sin embargo, para muchas grandes organizaciones multinacionales, el proceso puede resultar abrumador y el producto final puede ser de una calidad frustrantemente baja. Este no tiene por qué ser el caso. A continuación, analizamos algunos de los principales desafíos de la previsión de tesorería y proporcionamos soluciones viables para superarlos.

Si bien desafíos como la previsión de gastos inesperados, la captura de flujos impredecibles y la modelización de las influencias externas son comunes a la mayoría de las empresas, las grandes ubicación múltiple las empresas que operan un proceso centralizado se enfrentan a una serie de otros desafíos de previsión. Basándonos en nuestra experiencia en ayudar a las grandes organizaciones a automatizar sus procesos de previsión de efectivo y liquidez, hemos dividido estos desafíos en cinco grandes categorías:

• Educación
• Participación continua y aceptación de los procesos
• Administración manual
• Informes y análisis
• Otros desafíos (empresas vinculadas, etc.)

1) Educación

La previsión del flujo de caja es un proceso que depende en gran medida de las aportaciones de muchas personas de una organización. Estos pueden incluir a los administradores de efectivo de la oficina central, a los controladores financieros de las unidades de negocio y subsidiarias, y muchos otros. Por lo tanto, el resultado de la presentación de informes depende del conocimiento de las personas que contribuyen al proceso. Para obtener un resultado de alta calidad, todo el personal introduce con precisión los datos de cada uno de los flujos de caja de los que es responsable.

El tiempo dedicado a educar o capacitar a los distintos miembros del personal involucrado en el proceso puede ayudar a evitar el problema de «la basura entra y la basura sale» que se presenta cuando hay una brecha de conocimiento.

Para mejorar el conocimiento y la conciencia del personal involucrado en el proceso, hemos visto que los siguientes métodos tienen un impacto significativo:

• Revisión en profundidad — Antes de implementar un proceso de previsión, una revisión de los flujos de caja históricos de una empresa puede proporcionar una cantidad significativa de información sobre la naturaleza de los principales movimientos de efectivo, como los recibos de los clientes y los pagos a los proveedores. Documentar y comprender estos flujos puede proporcionar una base sólida para construir el futuro proyecciones de flujo de caja.
• Bucle de retroalimentación continua — Tras la actualización de los flujos de datos reales, lo ideal es que el proceso incorpore un mecanismo de retroalimentación para informar a los usuarios de su precisión. A medida que se lanzan más versiones de previsión, este ciclo de retroalimentación impulsa continuamente mejoras en la calidad de los datos.

2) La aceptación del proceso y la participación continua

Obtener la aceptación del personal clave ayuda a superar muchos de los desafíos de la previsión de efectivo. Cuando el proceso depende de las contribuciones de las subsidiarias, las unidades de negocio y otros departamentos de la oficina central, garantizar un compromiso continuo con el proceso puede resultar difícil. Desde un punto de vista operativo, este problema suele manifestarse en plazos de presentación de informes atrasados o incumplidos y en información imprecisa sobre las previsiones. Esto, a su vez, aumenta la carga de trabajo de la función de la oficina central que gestiona el proceso.

Las estrategias empleadas para aumentar la participación significativa en un proceso de pronóstico incluyen:

• Patrocinio ejecutivo — El patrocinio de un proceso de previsión del flujo de caja por parte de la alta dirección, como el director financiero o el director financiero, es un factor fundamental para garantizar el funcionamiento eficiente del proceso general. Por lo general, el requisito de un proceso de previsión recaerá en el nivel ejecutivo o del consejo de administración, pero las filiales y los colaboradores del proceso deben ser conscientes de su importancia a los ojos de la alta dirección.
• Proporcione valor a los colaboradores — Las unidades de negocio a veces ven el proceso de previsión de flujo de caja como un agujero negro de información. A veces puede darse la impresión de que se dedica una cantidad considerable de tiempo a recopilar y reportar información, pero que se obtiene un valor mínimo a nivel de unidad de negocio. Se ha demostrado que encontrar formas de garantizar que todos los contribuyentes obtengan valor del proceso de previsión mejora su eficacia y eficiencia generales.

3) Administración manual

Un proceso de previsión del flujo de caja en varias divisas que involucre a numerosas unidades de negocio y subsidiarias, gestionado mediante hojas de cálculo, puede generar importantes cantidades de administración manual. Esta carga de trabajo manual suele centrarse en la consolidación de hojas de cálculo que contienen información sobre el flujo de caja, en la comprobación de errores en el resultado final de los informes y en la solución de problemas como los desajustes entre empresas.

Además de la carga de trabajo administrativa que supone el proceso, la cantidad de intervención manual requerida para producir un resultado de informe puede comprometer la integridad del resultado en sí mismo debido a la falta de capacidades de auditoría y control del proceso.

4) Informes y análisis

Los métodos actuales empleados por las empresas para gestionar los procesos de previsión se centran en gran medida en las tareas administrativas y, por lo general, ofrecen opciones limitadas de informes y análisis.

Las mejoras en las siguientes áreas pueden tener el mayor impacto:

• Análisis real versus pronóstico — Este tipo de análisis se considera un factor clave para desarrollar la comprensión de los movimientos de efectivo. Esto, a su vez, contribuye a la base de conocimientos del personal involucrado en el proceso.
• Análisis de pronósticos versus pronósticos — Podría decirse que es más importante que el análisis real frente a las previsiones, el análisis de las previsiones frente a las previsiones puede dar a la dirección una señal de alerta temprana con respecto a los cambios esperados en la posición de caja futura.
• Análisis de tendencias históricas frente a previsiones — La comparación de las tendencias históricas con los movimientos de efectivo futuros proyectados puede proporcionar la verificación más intuitiva de la información de previsión que se informa y, al mismo tiempo, ofrecer una visión muy rápida de los posibles problemas.

Estos tipos de análisis son de gran ayuda con el uso de varias técnicas de visualización de datos, que analizamos con más detalle en esta publicación sobre visualizaciones de datos de previsión de efectivo.

5) Otros desafíos

Otros desafíos, relacionados principalmente con los componentes técnicos de un proceso de pronóstico, también pueden obstaculizar la obtención de pronósticos de alta calidad. En algunos casos, estos desafíos se deben a problemas específicos de la industria o la empresa. Si bien no tenemos tiempo para revisar cada uno de estos aspectos aquí, no dudes en ponerte en contacto con nosotros directamente para obtener asesoramiento sobre tus circunstancias específicas. A un nivel más general, una amplia gama de empresas se enfrentan a los dos desafíos:

• Conciliación entre empresas — Conciliar los movimientos de efectivo previstos entre entidades interempresariales puede resultar particularmente problemático para las empresas que comercian con grandes volúmenes, como las que se dedican a actividades manufactureras. En casos extremos, el problema puede hacer que todo el proceso de previsión carezca de sentido. Sin embargo, lo más común es que requiera importantes esfuerzos de reconciliación y cause problemas a la administración.
• Vincular las previsiones a largo y corto plazo — La mayoría de las grandes organizaciones mantienen al menos dos previsiones de flujo de caja: una previsión a corto plazo (tres meses o menos, dividida semanalmente) para la planificación diaria y una previsión a largo plazo (12 meses más, dividida mensualmente) para fines de planificación estratégica y a largo plazo. Dependiendo de sus procesos actuales, esto puede hacer que sea extremadamente difícil vincular las previsiones a corto y largo plazo, lo que presenta numerosos problemas de administración y conciliación.

Superar los desafíos con el software

Todos los desafíos enumerados anteriormente se pueden superar mediante la construcción de un buen proceso de previsión de efectivo, facilitada y gestionada mediante el uso de servicios especializados software de previsión de flujo de caja. Ripple Treasury, impulsada por gTreasury, ha ayudado a una variedad de empresas de muchos sectores a crear y mantener los mejores procesos de previsión de efectivo de su clase, que producen informes y resultados analíticos de la más alta calidad. Si desea ver una demostración de cómo la automatización puede superar estos obstáculos, haga clic en el botón «programar una demostración» en la esquina superior derecha.

Para ayudar a quienes estén considerando establecer un nuevo proceso, hemos escrito esta guía, que describe cómo se puede construir e implementar el proceso en un plazo de seis semanas. La guía se basa en nuestra experiencia con una amplia variedad de clientes. Sin embargo, si tiene alguna pregunta relacionada con sus circunstancias precisas, no dude en contacta con nosotros ahora.

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