Como parte de nuestra serie continua sobre cómo se pueden utilizar diferentes horizontes temporales en la previsión de efectivo, esta publicación explorará en detalle la previsión del flujo de caja diario.

¿Cuáles son los principales usos de una previsión de flujo de caja diaria?

El uso principal de una previsión de tesorería diaria es la planificación de la liquidez a corto plazo. El nivel de granularidad que se produce como parte de un proceso diario de previsión del flujo de caja significa que puede ofrecer un control financiero considerablemente mejor. Esto puede resultar muy útil para las empresas que operan con márgenes reducidos o para aquellas que trabajan con ciclos de capital circulante ajustados.

El nivel de granularidad que ofrece una previsión de tesorería diaria también permite el tipo de orientación detallada que suelen necesitar los accionistas u otros inversores. Además, el nivel de datos que provienen de los sistemas financieros reduce el riesgo de errores humanos.

A diferencia de los horizontes temporales más largos, una previsión diaria del efectivo permite mayores niveles de visibilidad del efectivo. Esto significa que, de forma retrospectiva, se pueden ver las posiciones diarias de los bancos a nivel de entidad, unidad de negocio o departamento. Cada una de estas entidades/unidades de negocio también puede prever sus respectivas posiciones de caja como parte del proceso general diario de previsión del efectivo.

Por lo general, debido a su horizonte temporal más corto, una previsión de tesorería diaria tiene un alto grado de precisión. Es esta combinación de mayor precisión y mayor detalle (en comparación con otros horizontes temporales) lo que permite unos procesos de planificación mucho más proactivos y tácticos para la liquidez a corto plazo.

Por qué las empresas establecen una previsión de flujo de caja diaria

El catalizador detrás de la decisión de cambiar a un proceso diario de previsión de efectivo puede provenir de factores internos o externos.

Externo

• Nuevo contrato de crédito. Un nuevo contrato de crédito puede incluir un pacto que estipule que la posición total de caja neta mantenida por el grupo no se sobregire.
• Línea de crédito renovable. Hacer el cambio a un revólver (mantener una línea de crédito abierta a cambio de pagos mensuales) como mecanismo de financiación suele resultar en un mayor enfoque en la planificación y previsión diarias del efectivo para ayudar a la hora de retirar los préstamos y tomar decisiones de reembolso.

Interno

• Administración excesiva. Las previsiones a largo plazo a veces dependen en gran medida de fuentes humanas, mientras que las previsiones de tesorería diarias extraen la mayoría (o la totalidad) de sus datos de fuentes del sistema. Esto puede resultar en una disminución notable de los niveles de administración involucrados (especialmente cuando se utiliza software especializado; más información sobre esto más adelante).
• Retrasos en las previsiones a más largo plazo. La cantidad de tiempo necesario para elaborar previsiones con un horizonte temporal más largo puede estar afectando a la capacidad del equipo directivo superior para tomar decisiones tácticas oportunas sobre la gestión del efectivo.
• Falta de visibilidad. Si la oficina central no tiene una visibilidad adecuada de todas las cuentas del grupo, es posible que se solicite una previsión de tesorería diaria para obtener información sobre todas las cuentas del grupo.

Cómo crear una previsión de flujo de caja diaria

Como es cierto cuando configurar cualquier nuevo proceso de previsión de flujo de caja, es importante empezar por establecer los objetivos empresariales. Para garantizar que una previsión de tesorería diaria sea el horizonte temporal adecuado, estos objetivos empresariales deben corresponder a los usos de la previsión de tesorería diaria descrita al principio de este artículo.

Fuentes de datos que alimentan una previsión de flujo de caja diaria

La diferencia predominante entre las fuentes de datos utilizadas para una previsión del flujo de caja diario y los horizontes temporales a más largo plazo es la cantidad de datos del sistema. Mientras que las previsiones a más largo plazo (como Previsión de flujo de caja a 13 semanas) dependen en gran medida de la participación humana, por lo que una previsión de tesorería diaria obtiene sus datos principalmente de fuentes del sistema. A saber, se trata de:

• Sistemas ERP
• Libros de contabilidad AP/AR
• Archivos bancarios (por ejemplo, MT940 o BAI2)
• Sistemas de nómina
• Sistemas de facturación
• Fuentes de datos subsidiarias (por ejemplo, sistemas CRM)

Para acelerar el proceso de previsión, todos estos sistemas pueden interactuar directamente con herramientas de previsión especializadas (esto se explica con más detalle en la sección sobre software más adelante).

¿Qué aspecto tiene una previsión de flujo de caja diaria?

Como ocurre con todos los tipos de previsiones de efectivo y liquidez, una previsión de flujo de caja diaria presenta una visión consolidada de alto nivel de todos los datos que se introdujeron en el proceso. Por lo tanto, la previsión se compone normalmente de (pero no se limita a): los ingresos de los clientes, los flujos interempresariales, los datos de inversión y los gastos de capital.

Lo anterior es un ejemplo de captura de pantalla de una previsión de tesorería diaria, que muestra las cifras previstas y reales (miles).

Dado que quienes eligen establecer un proceso diario de previsión de efectivo lo hacen por el nivel de detalle que proporciona, el flujo de caja base (partidas) suele capturarse de forma granular. En otras palabras, las partidas individuales que muestran los detalles de los clientes y proveedores en una previsión de tesorería diaria suelen ser más detalladas que en una previsión a más largo plazo. Además, las posiciones de las cuentas bancarias generalmente se capturaban por cuenta y se agregaban para obtener una visión consolidada.

Como puede sospechar, la principal diferencia visual con una previsión de tesorería diaria es que las unidades de tiempo capturadas son días. Por lo general, esta visión se extendería de dos a cuatro semanas en el futuro, aunque no es raro que las empresas la amplíen aún más. Sin embargo, si se requiere una visión más amplia (por ejemplo, si es necesario ampliarla más allá de seis a ocho semanas), un horizonte temporal a más largo plazo podría ser más adecuado para los requisitos empresariales.

Flujos de trabajo en torno a un proceso diario de previsión del flujo de caja

Muchos de los flujos de trabajo que respaldan un proceso diario de previsión de efectivo son los mismos que los que permiten realizar previsiones a más largo plazo. Sin embargo, la principal diferencia con las previsiones de tesorería diarias es la frecuencia con la que se ejecutan estos flujos de trabajo.

Por lo general, un proceso de flujo de caja diario significa que los datos se actualizarán diariamente (aunque a veces semanalmente). El ciclo suele estar controlado por la oficina central, es decir, cada una de las entidades subyacentes se ajusta a los requisitos establecidos por la oficina central.

Para las grandes empresas multinacionales, esto suele significar que los datos se actualizan varias veces en un período de 24 horas. Dependiendo de la empresa, esto se hace a veces siguiendo las instrucciones del día, es decir, cada unidad de negocio actualiza los datos durante su propio horario de trabajo.

Es importante tener en cuenta que, en el caso de las empresas más grandes, las unidades de negocio globales suelen funcionar en varios sistemas ERP con varios socios bancarios. Esto significa que los sistemas de software utilizados para respaldar el flujo de trabajo deben poder satisfacer esta necesidad.

Cómo decidir si una previsión de tesorería diaria es adecuada para su empresa

Es importante tener en cuenta los objetivos de la previsión de tesorería al evaluar qué horizonte temporal será el mejor. Si se considera un proceso de previsión diario, es importante confirmar que esos objetivos se corresponden con los usos descritos al principio de este artículo.

Un resumen de ejemplos de estructuras de modelos (tomado de nuestro guía de configuración de previsiones de flujo de caja) se puede ver a continuación:

Si se está considerando un horizonte temporal más largo, es posible que desee ver nuestro artículo sobre los beneficios y los usos de un Previsión de tesorería a 13 semanas.

Los beneficios del software

Todos los procesos de previsión de efectivo se pueden mejorar con el uso de especialistas software de previsión de flujo de caja, sin embargo, una previsión de tesorería diaria en particular se beneficia de la integración de una solución de software.

Para ilustrarlo, revisemos los elementos de un proceso diario de previsión de efectivo que se analizan en este artículo y abordemos las formas prácticas en que el software mejora el proceso:

Carga automática de datos del sistema

Como se mencionó anteriormente en este artículo, una de las características únicas de la previsión de tesorería diaria es que los datos provienen principalmente de los sistemas. El uso de software significa que la extracción de todos estos datos se puede automatizar.

La automatización de este proceso de carga de datos también significa que la frecuencia de actualización requerida deja de ser un problema.

Perspectiva analítica mejorada

Además de reducir la administración requerida en la fase inicial del proceso, el software puede mejorar considerablemente las capacidades analíticas al revisar los datos producidos.

Como comentamos en un artículo sobre visualizaciones de datos de previsión de efectivo, la forma en que el software puede presentar los datos de forma gráfica mejora en gran medida la capacidad de resaltar tendencias, identificar anomalías y descubrir información que se pasará por alto al leer los datos sin procesar.

Mayor visibilidad

Si el equipo de finanzas o tesorería de la oficina central tiene dificultades para obtener visibilidad de las posiciones de caja de las entidades subyacentes, el software puede permitir ver en tiempo real todas las cuentas bancarias de forma consolidada (así como a nivel granular, donde es necesario profundizar).

Gestión del flujo de trabajo de procesos

La automatización de los flujos de trabajo que respaldan el proceso diario de previsión de efectivo también puede aliviar gran parte de la carga administrativa que recae sobre los equipos de finanzas y tesorería de la oficina central. Por ejemplo, los flujos de trabajo automatizados permiten generar correos electrónicos programados para enviar informes a las partes interesadas pertinentes y enviarlos directamente desde el sistema a medida que se producen nuevas previsiones.

Acerca de Ripple Treasury

Ripple Treasury ha ayudado a muchas empresas de una amplia gama de industrias a crear y mantener los mejores procesos de previsión de efectivo de su clase que producen resultados de análisis e informes de la más alta calidad.

Si desea ver una demostración de cómo el software y la automatización pueden mejorar sus procesos de previsión de efectivo, o desea ver los argumentos comerciales para introducir Ripple Treasury en su empresa, contacta con nosotros directamente.

‍