Como administrador de tesorería, sabe que la previsión manual de efectivo lleva mucho tiempo y es propensa a errores.

Es posible que el proceso haya funcionado para su organización en el pasado. Sin embargo, en la acelerada economía global actual, y en una pandemia de dos años en curso, gestionar el flujo de caja es un desafío. Necesita previsiones precisas basadas en datos en tiempo real para evaluar los riesgos y mantener su empresa a flote.

Ahí es donde una solución automatizada de previsión de efectivo puede ayudar.

Muchas organizaciones dudan en cambiar sus herramientas de previsión por temor a interferir con los sistemas que ya están en funcionamiento. Pero la verdad es que la tecnología de previsión automatizada ha llegado para quedarse; solo es cuestión de cuándo las empresas hagan el cambio.

A continuación se muestran cuatro señales reveladoras de que es hora de considerar la posibilidad de automatizar la previsión de efectivo.

1. Está invirtiendo demasiadas horas en la entrada de datos (y no lo suficiente en el análisis y la innovación)

La previsión manual de efectivo en hojas de cálculo de Excel requiere mucho tiempo, por decir lo menos. Cuando terminas de recopilar, organizar y comprobar los datos para ver si hay errores humanos, no tienes el tiempo suficiente para la parte más importante: análisis.

Imagine el siguiente escenario: Sarah es una tesorera responsable de crear manualmente las previsiones semanales en varias entidades. Cada oficina envía los datos requeridos el lunes, y Sarah tarda hasta el jueves por la tarde en elaborar y comprobar la previsión final para cuando todo esté terminado. Esto le deja solo un día hábil para analizar los datos y evaluar la liquidez actual de la organización.

Sin embargo, una herramienta automatizada extrae los datos directamente de su ERP, TMS y otras fuentes financieras a un panel de control centralizado. También actualiza las previsiones con solo hacer clic en un botón, lo que significa que dedicarás menos tiempo a compilar las hojas de cálculo y más tiempo a analizarlas e innovar a partir de ellas.

Si tus previsiones están consumiendo días de la semana, puede que sea el momento de considerar la posibilidad de automatizar el proceso con una solución totalmente integrada previsión de efectivo plataforma.

2. Tu pronóstico está desactualizado

Si compila informes semanales y los completa antes del tercer o cuarto día hábil de la semana, es probable que sus datos estén desactualizados cuando se siente a analizarlos. Estás viendo tu previsión de tesorería un viernes, por lo que el informe no incluirá ningún cambio importante que se haya producido desde el lunes. Las transacciones que se produzcan durante la semana no se contabilizarán en tus previsiones manuales.

Supongamos que Tom, tesorero de una firma internacional, dedica aproximadamente cuatro días hábiles a compilar un pronóstico global que cubre cada una de las más de 100 entidades de su organización. Empieza el lunes y, si tiene suerte, prepara el pronóstico y comprueba si hay errores antes del jueves a la hora del almuerzo.

Debe presentar esta información a las principales partes interesadas el viernes por la mañana. El problema es que el informe del jueves no incluye ninguna entrada o salida de efectivo de la semana en curso, por lo que Tom (y las principales partes interesadas) tienen una visibilidad limitada del efectivo, lo que dificulta presupuestar la gestión de la deuda, los costos de personal y otras obligaciones relacionadas con las salidas.

En otras palabras, al crear previsiones manualmente, Tom siempre se queda trabajando con datos financieros. una semana por detrás de la posición real de la organización.

Una herramienta automatizada de previsión de efectivo lo mantiene constantemente actualizado con los datos más actuales, incluso a nivel diario.

Tom puede sentarse los lunes por la mañana y generar su pronóstico con solo hacer clic en un botón. Después de revisar la información, habrá terminado con su pronóstico para el lunes a la hora del almuerzo. El jueves, podrá actualizar la previsión con solo un clic más, de modo que pueda presentar el panorama más preciso de la liquidez de la empresa el viernes por la mañana.

3. Su pronóstico de A/R y A/P es limitado

El seguimiento manual de las cuentas por cobrar (A/R) y cuentas por pagar (A/P) es un desafío con muchas variables involucradas, desde los diferentes patrones de pago de sus clientes hasta la cantidad de fuentes financieras que necesita administrar.

Sin embargo, tener una idea clara de tus fuentes de ingresos es uno de los aspectos más importantes para lograr una alta visibilidad del efectivo. Al fin y al cabo, no puedes crear un presupuesto preciso para A/P si no tienes una idea clara de cuánto dinero ingresa (y cuándo llegará).

Por ejemplo, imaginemos que Sarah crea manualmente su pronóstico semanal para una empresa multidivisa con más de 40 ubicaciones en todo el mundo. Cada oficina recauda los pagos en diferentes días del mes y la empresa ofrece descuentos de temporada a ciertos clientes.

Con más de 40 oficinas que aceptan pagos, A/R se convierte en un objetivo móvil. No importa lo rápido que trabaje Sarah, no puede mantenerse al día con todos los cobros continuos de pagos haciendo previsiones manuales en una sola zona horaria.

Una solución automatizada recopila datos en tiempo real de todas sus cuentas por cobrar y cuentas por pagar, incluido su historial de pagos y ventas, para que sus pronósticos estén siempre actualizados y sean confiables.

4. Su pronóstico es propenso a errores

Si escribes los datos a mano y confías en que cada una de tus entidades empresariales envíe hojas de cálculo compiladas manualmente, no es cuestión de «si» aparecerá un error. Se trata de cuándo, dónde y cuántos de esos errores aparecerán.

¿Suena como tu equipo? No estás solo. Muchas empresas se esfuerzan por crear predicciones financieras basadas en la precisión de los datos de sus previsiones. IBM encontró que «el 88% de todas las hojas de cálculo contienen al menos un error».

Una herramienta automatizada, por otro lado, crea pronósticos confiables al extraer datos directamente de su ERP, TMS y otras fuentes financieras de su sistema de tecnología de tesorería. A diferencia de una hoja de cálculo de Excel, la plataforma de informes de tesorería adecuada es altamente integrable con su sistema tecnológico actual, por lo que puede recopilar y armonizar los datos que ya está recopilando de sus herramientas de tesorería. Y una de las principales ventajas de una plataforma de informes de tesorería es que automatiza la entrada de datos, una tarea que es notoriamente difícil de completar con precisión para los humanos pero eso es impresionantemente simple (y ahorra tiempo) para una máquina.

Repasemos a nuestro hipotético tesorero, Tom, que solía crear previsiones manualmente para una consultora internacional con más de 150 ubicaciones en todo el mundo. Revisaba cientos de hojas de cálculo cada mes, buscando cuidadosamente los errores en aquellos lugares que simplemente no cuadraban.

Si encuentras errores constantes en tus hojas de cálculo (o quizás no detectas suficientes errores), es hora de automatizar tus previsiones y generar confianza en la liquidez de tu organización.

Deje más espacio para el análisis mediante la automatización inteligente

Al automatizar sus pronósticos, puede obtener datos de flujo de caja confiables y en tiempo real de cada una de sus entidades comerciales con solo hacer clic en un botón. Tendrá más tiempo para analizar sus previsiones e innovar para proteger el bienestar financiero de su empresa.

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