La administración del capital circulante es el proceso de administrar los activos a corto plazo, como las cuentas por pagar, las cuentas por cobrar y el inventario, para garantizar que una empresa tenga suficiente flujo de caja para cumplir con sus obligaciones.

En términos generales, las empresas que administran bien el capital circulante son más ágiles y están mejor equipadas para crecer sin financiación.

Muchas empresas entienden lo importante que es el capital circulante para estabilizar sus negocios y trabajan para mejorarlo. Por ejemplo, Price Waterhouse Cooper's (PwC) Estudio sobre el capital circulante 20/21 descubrió que muchas empresas habían tomado medidas para mejorar sus posiciones de capital circulante en los últimos cinco años.

Sin embargo, el mismo informe de PwC también estima que todavía hay una oportunidad de 1,5 billones de euros en todo el mundo para que las empresas mejoren su gestión del capital circulante y se aseguren de que están adecuadamente preparadas para hacer frente a cualquier futura disrupción del mercado.

A continuación, te explicamos cómo determinar cuánto capital circulante tiene actualmente tu organización y los pasos que recomendamos con más frecuencia para mejorar tu posición de capital circulante.

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Cómo calcular su posición de capital circulante

El capital circulante de una organización es la diferencia entre sus activos y pasivos totales durante un período de tiempo específico. Los activos totales incluyen todos los pagos que se le adeudan actualmente a la empresa, el efectivo que tiene disponible y cualquier inventario que pueda tener. Los pasivos totales incluyen todos los pagos que la empresa debe a los proveedores, sus empleados, etc.

La fórmula del capital circulante:

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Activos actuales: Efectivo, cuentas por cobrar, inventario y otros recursos que podrían liquidarse.
Pasivos corrientes: Cuentas por pagar, préstamos y gastos acumulados pendientes de pago.

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¿Cuánto capital circulante es «bueno»?

En términos generales, cuanto más capital circulante tenga una empresa, mejor podrá cubrir sus obligaciones financieras a corto plazo. Una cantidad negativa de capital circulante, por otro lado, generalmente indica que una empresa puede tener problemas para pagar sus deudas.

Sin embargo, este no es siempre el caso. Por ejemplo, las empresas que entregan inventario rápidamente (por ejemplo, las tiendas de abarrotes) a menudo no necesitan tanto capital circulante disponible, ya que pueden generar efectivo a partir de sus activos más rápido que otras empresas.

En última instancia, determinar si su posición de capital circulante actual es buena o no depende de su negocio y sus procesos. Sin embargo, aumentar la cantidad de capital circulante que su empresa tiene a su disposición es casi siempre algo positivo para las empresas.

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Cómo mejorar la gestión del capital circulante

El informe de PwC señala que la mayoría de las empresas pueden mejorar la forma en que administran el capital circulante abordando las brechas de rendimiento en las siguientes áreas.

1. Mejore la transparencia de los datos con la automatización

La transparencia en tiempo real y de abajo hacia arriba es esencial para garantizar que los responsables de la toma de decisiones tengan la información que necesitan para proteger y reforzar la liquidez. Lamentablemente, muchas empresas tienen dificultades para alcanzar el nivel de transparencia necesario para proporcionar esa información, porque el acceso a sus datos es un proceso manual engorroso.

Por ejemplo, la mayoría de las empresas con las que colaboramos en Ripple Treasury, impulsada por gTreasury, tienen múltiples sistemas y partes interesadas que participan en la recopilación de sus datos y dedican horas a manipularlos en hojas de cálculo para generar información. Como resultado, invierten mucho tiempo y energía en adquirir información en la que no confían del todo.

La automatización de la recopilación de datos financieros, por otro lado, puede ahorrar más del 90% del trabajo necesario para recopilar datos financieros. Además, dado que los datos se extraen de los sistemas bancarios y ERP, también hay menos margen para que el error humano empañe la fiabilidad de cualquier información que puedan revelar.

2. Optimice los procesos de flujo de caja para aumentar el capital circulante

La optimización de los procesos de flujo de caja de su empresa, como las cuentas por pagar o por cobrar, puede aumentar la cantidad de capital circulante que su empresa tiene a su disposición. Por ejemplo, realinear los pagos a los proveedores para que coincidan mejor con los plazos de los pagos que recibes de los clientes podría ayudarte a liberar efectivo que, de otro modo, podría quedar atrapado en tu balance.

Estas son otras maneras en las que puede mejorar sus procesos de flujo de caja para liberar capital circulante:

1. Reduzca los días de ventas pendientes (DSO). Reducir la cantidad de días que tarda un cliente en pagarte acelera el flujo de efectivo hacia tu empresa y aumenta los activos de los que dispones.
2. Aumente los días de cuentas por pagar pendientes (DPO). Aumentar el número de días que tienes que pagar a los proveedores te permite conservar el efectivo del que dispones durante más tiempo, lo que aumenta el capital circulante.
3. Reduzca su ciclo de conversión de efectivo (CCC). Cuanto más rápido pueda convertir el efectivo en inventario y volver a convertirlo en efectivo, más capital circulante tendrá a su disposición. Aprenda a acortar su ciclo de conversión de efectivo aquí.
4. Ajuste las políticas de reabastecimiento de inventario y de stock de seguridad. Optimizar el tiempo y las cantidades del reabastecimiento del inventario para hacer coincidir mejor las cuentas por pagar y las cuentas por cobrar ayuda a garantizar que el efectivo se utilice de la manera más eficiente posible.
5. Evalúe los contratos de crédito tanto para los clientes como para los proveedores. Realinear los límites y condiciones de crédito con los proveedores y los clientes ayuda a alinear mejor las entradas y salidas de efectivo.
6. Optimice su modelo de previsión de la demanda. El uso de datos históricos para pronosticar mejor la demanda puede ayudar a garantizar que el efectivo se invierta en los lugares correctos en los momentos correctos.

Es importante tener en cuenta que, independientemente de las medidas que tome para mejorar los procesos de flujo de caja, deben llevarse a cabo de manera sostenible o correrá el riesgo de provocar una interrupción en la cadena de suministro.

Las prácticas agresivas de recaudación de efectivo, por ejemplo, aumentarán el flujo de caja a corto plazo. Pero también podrían dañar la relación que tienes con tus clientes y provocar la pérdida de negocios. Lo mismo ocurre con el retraso en los pagos a los proveedores, ya que podría afectar a la relación y retrasar su capacidad de proporcionarte los bienes o servicios que necesitas para gestionar los pedidos.

3. Evaluar la resiliencia de la cadena de suministro

Las interrupciones en la cadena de suministro tienen el potencial de crear una crisis de liquidez para su empresa si no ha tomado las medidas adecuadas para protegerse. Por ejemplo, si un proveedor importante entrega tarde y tú gestionas el inventario «justo a tiempo», tendrás que esforzarte por encontrar un sustituto para evitar demoras en la gestión de los pedidos o arriesgarte a dañar las relaciones con los clientes.

Por lo tanto, para mejorar su posición de capital circulante, evalúe las relaciones que tiene con los proveedores (especialmente los más importantes) y tome medidas para garantizar la continuidad. Recomendamos evaluar y mejorar lo siguiente:

• Evalúe el desempeño y el cumplimiento de los proveedores. Mire hacia atrás y compruebe si sus proveedores entregan a tiempo y según lo prometido. Si se trata de un problema constante, busque formas de mejorar o investigar otras soluciones.
• Mejore la colaboración con los proveedores. Trabaje en estrecha colaboración con los proveedores para agilizar los procesos de planificación de la producción a fin de entregar a tiempo y, al mismo tiempo, integrar las solicitudes de los clientes.
• Desarrolle planes de contingencia. En el caso de que su proveedor experimente interrupciones, sepa de antemano qué proveedores pueden servir como copias de seguridad adecuadas.

Además, querrá revisar cualquier política de compras y abastecimiento de proveedores que tenga para asegurarse de que mejoran la resiliencia de su cadena de suministro (y, por lo tanto, respaldan sus objetivos de liquidez).

4. Realinear los marcos de gobernanza

Si desea aumentar su posición de capital circulante, todos los responsables de la toma de decisiones de su organización deben comprender la importancia de proteger y mejorar la liquidez y contar con la orientación suficiente para hacerlo. De lo contrario, sus esfuerzos por mejorar la gestión del capital circulante podrían verse obstaculizados.

Por lo tanto, además de cada uno de los puntos anteriores, es esencial actualizar las políticas, los objetivos y los incentivos para impulsar los comportamientos de las partes interesadas de su organización que respalden sus esfuerzos por proteger y reforzar la liquidez.

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Mantenga los datos al alcance de la mano para proteger la liquidez

Sin datos de flujo de caja confiables al alcance de la mano, es difícil para los responsables de la toma de decisiones tomar medidas para proteger o mejorar la liquidez de manera oportuna. Desafortunadamente, el acceso a los datos que permiten la acción es difícil para la mayoría de las empresas medianas y grandes debido al trabajo que implica recopilarlos y analizarlos.

Ripple Treasury ha ayudado a empresas de todo el mundo a optimizar sus operaciones comerciales mediante la automatización de la recopilación y el análisis de sus datos de flujo de caja.

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